Haluatko vinkkejä ajanvarausten järjestämiseen? Kaipaatko kourallista heti käyttöön soveltuvia ajanhallinnan neuvoja? Ajanvarausten järjestäminen voi ensisilmäyksellä vaikuttaa monimutkaiselta tehtävältä. Sinun on koordinoitava päivämäärät, ajat ja paikat… puhumattakaan ihmisistä! Hyvä uutinen on, että ajanvarausten järjestämisprosessi ei juuri muutu tapaamisesta toiseen.
Seitsämän vinkkiä kalenterointiin
Aluksi kysyt tiettyjä kysymyksiä ja saat samankaltaisia vastauksia. Sitten vahvistat tapaamisen ja lisäät sen kalenteriisi.
Tästä artikkelista löydät seitsemän vinkkiä ajanvarausten järjestämiseen kalenteriisi. Nämä ajanvarausvinkit sopivat mihin tahansa tapaamiseen tai kokoukseen, olipa kyse sitten työstä, kotona, koulussa tai muualla.
Kokeile yhtä tai useampaa näistä vinkeistä, kun järjestät ajanvarauksia itsellesi tai muille. Tulet varmasti huomaamaan suuren eron ajanhallinnassasi!
1. Tarjoa useita mahdollisia ajanvarausaikoja ja päivämääriä
Voit lyhentää aikaa, jonka käytät ajan varaamiseen muiden kanssa, tarjoamalla alusta alkaen useita erilaisia ajanvarauspäiviä ja -aikoja. Antamalla yhteystiedoillesi useita vaihtoehtoja he voivat helpommin löytää aikaraon, joka sopii heidän aikatauluunsa.
Mitä tyyppisiä kokousaikoja ja päiviä sinun tulisi sisällyttää ehdotukseen? Se on helppoa, katsot vain että tarjoat erityylisiä aikoja:
Tarjoa erilaisia aamu-, iltapäivä- ja ilta-aikavälejä, kuten 10–12, 14–15, 19–20 ja niin edelleen. Haluat myös antaa valikoiman aikaisia, keski- tai myöhäisiä viikonpäiviä.
Näin varmistat, että sinulla on joustavuutta riippuen yhteyshenkilösi aikataulusta. Koko idea on tarjota yhdistelmä vaihtoehtoja, joista yhteystietosi voivat valita.
2. Lähetä kutsuja tapaamisiin mahdollisuuksien mukaan
Hyödynnä teknologiaa parhaalla mahdollisella tavalla ja lähetä tapaamiskutsuja muille, kun se on mahdollista. Ihanteellisesti tämä tulisi tehdä ensimmäisenä toimenpiteenä, jos järjestät tapaamisen verkossa tai virtuaalisesti.
Voit ehdottaa muutamaa erilaista kutsuvaihtoehtoa yhteyshenkilöllesi valittavaksi (katso edellinen vinkki). Toisaalta, kaikki eivät ehkä pidä digitaalisten kokouskutsujen käytöstä tapaamisen järjestämiseen.
Jos järjestät tapaamisia puhelimitse, sähköpostitse, tekstiviestillä tai jollain muulla tavalla, voit lähettää kalenterikutsun yhteyshenkilöllesi, kun olette sopineet tapaamisajan ja -päivämäärän. Tämä helpottaa heidän tapaamisen varaamista kalenteriinsa. Heidän tarvitsee vain napsauttaa ”Hyväksy”, ja tapaaminen lisätään heidän kalenteriinsa.
3. Aseta tarkka päätösaika tapaamisille
Tiedät, että tapaamisellasi on tarkka alkamisaika… mutta tiedätkö, onko sillä tarkka loppumisaika?
Vaikka et olisikaan varma, kuinka paljon aikaa tarvitset tiettyyn tapaamiseen, on aina hyvä idea asettaa sille tarkka päättymisaika. Et halua, että kokous jatkuu tarpeettomasti koko päivän! Haluat myös asettaa tarkan lopetusajan, jotta voit hallita tehokkaasti lopun aikatauluasi. Jos tapaamiselle ei ole määritelty tarkkaa loppumisaikaa, joudut arvailemaan, milloin se päättyy, eikä se ole hyvä tapa hallita aikaasi!
Kuinka sinun pitäisi toimia tässä asiassa? Kokeile pyöristää tapaamiset lähimpään puolen tunnin välein. Esimerkiksi, jos arvelet tarvitsevasi viisitoista minuuttia tapaamiseen, voit varata turvallisuuden vuoksi puoli tuntia. Vastaavasti, jos arvelet tarvitsevasi puoli tuntia tapaamiseen, harkitse tunnin varaamista.
Jos olet epävarma, voit kysyä yhteyshenkilöltä, kuinka paljon aikaa he tarvitsevat tapaamiseen, tai tehdä lisätutkimusta tulevasta tapaamisesta. Älä unohda: voit aina lopettaa tapaamisen aikaisemmin tarvittaessa.
4. Vältä ajanvarausten asettamista peräkkäin
On viisasta antaa itsellesi hengähdystaukoa aikataulussasi ja välttää ajanvarausten asettamista peräkkäin. Tiukasti aikataulutettu kalenteri vain lisää mahdollisuutta, että aikataulu menee solmuun!
Kasvotusten tulee tilanteita, joissa on liikennettä, onnettomuuksia, viivästyksiä, ihmiset sairastuvat, ihmiset menevät väärään suuntaan… kirjaimellisesti ei ole pulaa ajanvarausten ongelmista, jotka voivat tulla vastaan.
Näiden vaivannäköjen varalta voit yksinkertaisesti jättää aikaa jokaisen tapaamisesi väliin. Tämä aikapuskuri antaa sinulle aikaa ja tilaa valmistautua tapaamiseen, matkustaa sekä järjestää itsesi ja tavarasi.
Se toimii myös puskurina, jos tapaaminen sattuisi myöhästymään tai viivästyisi muista syistä matkan tai valmistelujen aikana. Jos tapaaminen sattuu viivästymään tai muuttumaan muuten, sinulla on hieman aikapuskuria käytettävissäsi.
5. Aseta ajanvaraukset kalenteriisi mahdollisimman pian
Tämä vinkki on ehdottoman tärkeä, jos haluat pitää aikataulusi huippukunnossa! Tee tapana kirjata ajanvaraukset kalenteriisi heti kun olet vahvistanut tapaamisen, lopettanut puhelun, saanut sähköpostihuomautuksen tai vilkaissut tekstiviestiä.
Vaikka luulisitkin muistavasi tapaamisen, on hyvä idea kirjoittaa tai tallentaa se kalenteriin heti kun se on sovittu, jotta sinulla on siitä vahva kirjallinen merkintä.
Mikä on tämän syynä? Jos jokin toinen ajanvaraus tai tilaisuus ilmestyy tälle aikavälille, voit nopeasti tarkistaa, oletko saatavilla tänä aikana. Se myös auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi paremmin. Jos tiedät, että sinulla on iltapäivällä kello 15 tapaaminen, joka vaatii useiden tuntien matkustamista, et todennäköisesti halua sopia tapaamista, joka vaatii saman aamuna matkustamista.
6. Tallenna ajanvarauksen yksityiskohdat
Olet tehnyt kaiken vaikean työn ajan varaamiseksi: vahvistanut tapaamisen päivän, ajan, paikan ja yhteyshenkilöt.
Nyt tulee helppo osuus: tallenna ne ajanvarauksen yksityiskohdat kalenteriisi! Hyödynnä ajoitetut tapaamiset kirjoittamalla niiden yhteyteen mahdollisimman monta yksityiskohtaa. Epämääräiset tai salaperäiset kuvaukset tapaamisesta eivät palvele sinua hyvin, varsinkin jos tapaaminen on kaukana tulevaisuudessa tai sisältää tuntemattoman paikan tai uuden yhteyshenkilön.
Tee itsellesi suuri palvelus ja kirjoita ylös mahdollisimman paljon yksityiskohtia aina, kun teet ajanvarauksen kalenteriisi. Mihin aikaan tapaat? Missä tapaat? Ketä tapaat? Miksi tapaat heidät? Kysymykset tapaamisestasi voivat olla hyvin hyödyllisiä suunnittelussasi ja aikataulussasi.
7. Ole huomaavainen ajanvarauksessa
Mikä tahansa ajanvaraus vaatii vähintään kahden osapuolen osallistumisen. Olette molemmat sopineet tavata tiettynä paikkana ja aikana tiettyä tarkoitusta varten.
Siksi on aina hyödyllistä pitää toinen osapuoli mielessä heidän aikataulujaan suunnitellessa. Ole kunnioittava toisten aikaa ja ota aktiivisesti yhteyttä heihin, kun aikataulusi tai olosuhteet muuttuvat tai siirtyvät.
Tarvitsetko siirtää ajanvarausta? Soita puhelu, lähetä sähköposti tai tekstiviesti nähdäksesi, ovatko he valmiita siirtämään tapaamista. Jos olet epävarma tapaamispaikasta tai siitä, mitä tapaaminen sisältää, vahvista tapaamisen paikka yhteyshenkilösi kanssa tai kysy heiltä yksityiskohtaisia kysymyksiä.
Pieni huomaavaisuus ajanvaraamisessa voi vaikuttaa tulevan tapaamisen ilmapiirille paljon!
